公开会议法

公开会议法

1. 公开会议的意义：管理局董事会（“董事会”）的业务应在符合《公开会议法》的公开会议上进行。
   
   除非另有明确区分，本文中对董事会的提及应适用于董事会设立的任何委员会，且适用于董事会会议的要求应适用于任何低于法定人数的委员会会议。
   
   • 所有会议均应向公众开放，并应在公众可以进入的地方举行。
   • 董事会的所有决定均应在公开会议上作出。
   • 除本政策第 6 段规定外，由法定人数组成的董事会的所有审议均应在向公众开放的会议上进行。
   • 所有人都应被允许出席委员会的任何会议。出席委员会会议的权利包括对委员会会议进行录音、录像、电台直播和电视直播的权利。
     
     
2. 公众意见、关于公众评论的权威政策：
   
   • 评论应仅限于任何管理局会议议程的“公众评论”部分。
   • 所有评论均应提交给管理局主席
   • 只要一个人在会议的“公众评论”部分之前登记并填写“评论”卡以书面形式表达其在会议上发言的意愿，并且得到管理局主席的认可，该人就可以在董事会会议上发言。
   • 根据这些要求，任何希望在会议上发言的人都应将其评论限制在管理局主席在会议“公众评论”部分之前确定的时间内，但在任何会议上的评论时间不得超过三 (3) 分钟。
   • 为了节省时间，并允许表达最广泛的观点，主席可以询问是否可以指定一位发言人代表在场的任何团体发言。如果指定一位发言人代表某个团体发言，主席可以允许延长根据上文(d)款确定的时间限制。
   • 书面意见可随时提交给主席，并将被视为已读并记入会议记录。
   • 主席可要求所有发言者遵守适当的文明礼貌。
     
     
3. 会议通知：管理局每次例会的日期、时间和地点均应在管理局总部及参与县辖区内其他适合公共机构的地点张贴公告。可通过有线电视发布公告。
   • 管理局的公告应包括管理局的名称、管理局的联系人和电话号码以及管理局的地址。
   • 在每个财政年度管理局首次会议召开后的十（10）日内，应在其总部及参与县辖区内其他适合公共机构的地点张贴公告，列明管理局例会的日期、时间和地点。此公告可通过有线电视发布。
   • 如果管理局例行会议日程有变，则应在会议召开后三 (3) 天内根据本第 3 条 (b) 款规定发布公告，列明新的日期、时间和地点。
   • 对于重新安排的定期或特别会议，应在会议召开前至少十八 (18) 小时在管理局总部及其网站上可供公众访问的醒目位置发布公告，告知会议日期、时间和地点。为满足 18 小时发布时间的要求，公告必须在整个 18 小时内都可供公众访问。
   • 此外，根据管理局的章程，秘书或其指定人员应在不迟于公开通知的时间，以亲自、一级邮件、传真或电子通信的方式向董事会每位成员发出通知或安排发出通知，但未能这样做不应导致管理局的任何程序无效。
   • 管理局的所有公共通知均应包含以下声明，并为每次会议安排一名可联系的联系人，该联系人应为秘书或秘书指定人员：“如果您因残疾需要住宿，请在会议日期前至少 48 小时联系 _____________，电话 (___) ___-____。”
     
     
4. 紧急会议根据《公开会议法》，如果公众的健康、安全或福祉面临严重且迫在眉睫的威胁，且委员会大多数成员认为拖延会议将不利于减轻或应对威胁的努力，则委员会可召开紧急会议。如果管理局召开的紧急会议未遵守提前18小时发布通知的要求，则管理局应在会议上向公众提供通知的纸质副本。通知应包含管理局无法遵守提前18小时发布通知要求的原因说明。
   
   
5. 会议记录： 委员会应保存每次会议的书面或印刷记录，并向公众提供。
   
   • 会议记录应包括日期、时间、地点、出席成员、缺席成员、会议上做出的任何决定、会议上进行的所有唱名表决以及举行任何闭门会议的目的。
   • 管理局应在更正后的下次会议上对会议记录作出更正，更正后的会议记录应同时显示原始记录和更正内容。
   • 管理局应在会议记录所述会议结束后八 (8) 个工作日内，将拟议会议记录提供给公众查阅，并应在董事会批准会议记录的会议结束后五 (5) 个工作日内，将批准的会议记录提供给公众查阅。
   • 管理局不得在其会议记录中包含任何可识别个人身份的信息。
     
     
6. 闭门会议：根据《公开会议法》的规定，董事会仅可出于以下目的举行闭门会议：
   • 如果指定人员要求闭门听证，则考虑对管理局的官员、雇员、工作人员或个人代理人进行解雇、停职或纪律处分，或听取针对他们的投诉或指控，或考虑对他们进行定期人事评估。
   • 如果适用，对于与集体谈判协议谈判有关的战略和谈判会议，如果任何一方要求闭门听证。
   • 考虑购买或租赁不动产，直至获得购买或租赁该不动产的选择权。
   • 就特定未决诉讼的审判或和解策略咨询管理局的法律顾问，但仅限于公开会议会对管理局的诉讼或和解状况产生不利的财务影响的情况。
   • 如候选人要求保密申请，则审查并考虑其就业或任命申请内容。然而，管理局所有就业或任命面试均应以公开会议形式进行。
   • 考虑州或联邦法规免于讨论或披露的材料。
   • 《公开会议法》可能规定的任何其他豁免。