قانون الاجتماعات المفتوحة

قانون الاجتماعات المفتوحة

1. معنى الاجتماع المفتوح:تتم إدارة أعمال مجلس الهيئة (المجلس) في اجتماعات عامة تعقد وفقاً لقانون الاجتماعات المفتوحة.
   
   ما لم يتم التمييز صراحةً، فإن الإشارات الواردة هنا إلى المجلس تنطبق على أي لجان أنشأها المجلس، كما تنطبق المتطلبات المطبقة على اجتماعات المجلس على أي اجتماعات للجنة النصاب الفرعي.
   
   • يجب أن تكون جميع الاجتماعات مفتوحة للجمهور، ويجب أن تعقد في مكان متاح لعامة الجمهور.
   • وتتخذ جميع قرارات المجلس في اجتماع مفتوح للعامة.
   • وتتم جميع مداولات المجلس الذي يشكل النصاب القانوني لأعضائه في اجتماع مفتوح للجمهور، باستثناء ما هو منصوص عليه في الفقرة 6 من هذه السياسة.
   • يُسمح لجميع الأشخاص بحضور أي اجتماع من اجتماعات المجلس. ويشمل حق الشخص في حضور اجتماع المجلس تسجيل وقائع جلسات المجلس، وتسجيلها بالفيديو، وبثها مباشرةً عبر الراديو والتلفزيون.
     
     
2. التعليقات العامةسياسة الهيئة فيما يتعلق بالتعليقات العامة:
   
   • تقتصر التعليقات على جزء "التعليق العام" من جدول أعمال أي اجتماع للهيئة.
   • يجب توجيه جميع التعليقات إلى رئيس الهيئة.
   • يجوز لأي شخص أن يتحدث في اجتماع مجلس الإدارة طالما قام هذا الشخص بالتسجيل وأعرب عن رغبته كتابيًا في التحدث في الاجتماع من خلال ملء بطاقة "التعليق" قبل جزء "التعليق العام" من الاجتماع، بحيث يمكن التعرف على الشخص من قبل رئيس الهيئة.
   • يجب على أي شخص يرغب في مخاطبة الاجتماع وفقًا لهذه المتطلبات أن يقتصر تعليقاته على الوقت الذي يحدده رئيس الهيئة قبل جزء "التعليق العام" من الاجتماع، ولكن في كل الأحوال لا تزيد عن ثلاث (3) دقائق في أي اجتماع.
   • مراعاةً للوقت، ولإتاحة التعبير عن أوسع نطاق ممكن من وجهات النظر، يجوز للرئيس أن يطلب تعيين متحدث واحد للتحدث نيابةً عن أي مجموعة حاضرة. وفي حال تعيين متحدث واحد للتحدث نيابةً عن أي مجموعة، يجوز للرئيس السماح بتمديد المدة المحددة بموجب الفقرة الفرعية (د) أعلاه.
   • يجوز تقديم الملاحظات المكتوبة إلى الرئيس في أي وقت، ويتم تلقيها في سجل الاجتماع كما لو تم قراءتها.
   • يجوز للرئيس أن يطلب من جميع المتحدثين مراعاة اللياقة والآداب المناسبة.
     
     
3. إشعار الاجتماعاتيُنشر إعلان عام بتاريخ ووقت ومكان كل اجتماع دوري للهيئة في المكتب الرئيسي للهيئة وفي أي مكان آخر مناسب لها في جميع أنحاء المقاطعات المشاركة. ويمكن استخدام التلفزيون الكبلي لنشر الإعلان العام.
   • يجب أن تتضمن الإشعارات العامة للهيئة اسم الهيئة، وشخص الاتصال ورقم الهاتف للهيئة، وعنوان الهيئة.
   • خلال عشرة (10) أيام من تاريخ أول اجتماع للهيئة في كل سنة مالية، يُنشر إعلان عام يُحدد تواريخ وأوقات وأماكن اجتماعات الهيئة الدورية في المكتب الرئيسي للهيئة وفي أي مواقع أخرى تُعتبر مناسبة للهيئة العامة في جميع أنحاء المقاطعات المشاركة. ويُمكن استخدام التلفزيون الكبلي لنشر هذا الإعلان العام.
   • إذا كان هناك تغيير في جدول الاجتماعات العادية للهيئة، فيجب نشر إشعار عام يوضح التواريخ والأوقات والأماكن الجديدة في غضون ثلاثة (3) أيام من الاجتماع الذي تم فيه إجراء التغيير كما هو منصوص عليه في (ب) من هذا القسم 3.
   • في حال إعادة جدولة اجتماع عادي أو خاص، يُنشر إعلان عام يوضح تاريخ ووقت ومكان الاجتماع قبل ثمانية عشر (18) ساعة على الأقل من موعده في مكان بارز وظاهر في كل من المكتب الرئيسي للهيئة وفي جزء من موقعها الإلكتروني يكون متاحًا للجمهور. ولإتمام فترة النشر المحددة بثمانية عشر ساعة، يجب أن يكون الإعلان متاحًا للجمهور طوال فترة الثمانية عشر ساعة.
   • بالإضافة إلى ذلك، ووفقًا للوائح الهيئة، يجب على السكرتير أو من ينوب عنه أن يقدم أو يتسبب في تقديم إشعار إما شخصيًا أو عن طريق البريد من الدرجة الأولى أو الفاكس أو الاتصالات الإلكترونية إلى كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة، في موعد لا يتجاوز وقت إعطاء الإشعار العام، ولكن الفشل في القيام بذلك لا يبطل أي إجراءات للهيئة.
   • يجب أن تتضمن جميع الإشعارات العامة للهيئة البيان التالي، مع تحديد شخص اتصال يمكن الوصول إليه لكل اجتماع، والذي يجب أن يكون السكرتير أو من ينوب عنه: "إذا كنت بحاجة إلى تسهيلات بسبب الإعاقة، يرجى الاتصال بـ _____________ في (___) ___-____ قبل 48 ساعة على الأقل من تاريخ الاجتماع".
     
     
4. اجتماعات الطوارئوفقًا لقانون الاجتماعات المفتوحة، يجوز عقد اجتماعات طارئة للمجلس في حال وجود تهديد خطير ووشيك لصحة الجمهور أو سلامته أو رفاهيته، وذلك عندما تقرر أغلبية أعضاء المجلس أن التأخير سيضر بالجهود المبذولة للحد من هذا التهديد أو الاستجابة له. إذا عقدت الهيئة اجتماعًا طارئًا لا يلتزم بشرط الإشعار المنشور قبل 18 ساعة، فعليها توفير نسخ ورقية من الإشعار للجمهور في ذلك الاجتماع. ويجب أن يتضمن الإشعار شرحًا لأسباب عدم امتثال الهيئة لشرط الإشعار المنشور قبل 18 ساعة.
   
   
5. محضر الاجتماع: ويحتفظ المجلس بمحاضر مكتوبة أو مطبوعة لكل اجتماع، ويجب أن تكون هذه المحاضر متاحة للجمهور.
   
   • يجب أن يتضمن المحضر التاريخ والوقت والمكان والأعضاء الحاضرين والأعضاء الغائبين وأي قرارات اتخذت في الاجتماع وجميع عمليات التصويت بالمناداة التي أجريت في الاجتماع والغرض أو الأغراض التي عقدت من أجلها أي جلسة مغلقة.
   • وتقوم الهيئة بإجراء أي تصحيحات على المحضر في الاجتماع التالي بعد التصحيح، ويجب أن يوضح المحضر المصحح كل من الإدخال الأصلي والتصحيح.
   • يجب على الهيئة أن تجعل المحاضر المقترحة متاحة للفحص العام في غضون ثمانية (8) أيام عمل بعد الاجتماع الذي تشير إليه المحاضر، ويجب عليها أن تجعل المحاضر المعتمدة متاحة للفحص العام في غضون خمسة (5) أيام عمل بعد الاجتماع الذي تتم فيه الموافقة على المحاضر من قبل مجلس الإدارة.
   • لا يجوز للهيئة تضمين أي معلومات شخصية في محاضرها أو معها.
     
     
6. الجلسات المغلقة:يجوز للمجلس أن يجتمع في جلسة مغلقة فقط للأغراض التالية، كما هو منصوص عليه في قانون الاجتماعات المفتوحة:
   • النظر في فصل أو إيقاف أو تأديب أي ضابط أو موظف أو عضو في هيئة أو وكيل فردي للهيئة، أو الاستماع إلى الشكاوى أو التهم الموجهة ضده، أو النظر في إجراء تقييم دوري للموظفين، إذا طلب الشخص المسمى عقد جلسة استماع مغلقة.
   • إذا كان ذلك مناسبًا، بالنسبة لجلسات الاستراتيجية والتفاوض المتعلقة بالتفاوض على اتفاقية جماعية إذا طلب أي من طرفي التفاوض عقد جلسة استماع مغلقة.
   • النظر في شراء أو استئجار عقار حتى الوقت الذي يتم فيه الحصول على خيار شراء أو استئجار هذا العقار.
   • التشاور مع المستشار القانوني للهيئة بشأن استراتيجية المحاكمة أو التسوية فيما يتعلق بقضايا معلقة محددة، ولكن فقط إذا كان الاجتماع المفتوح من شأنه أن يكون له تأثير مالي ضار على موقف الهيئة في التقاضي أو التسوية.
   • مراجعة ودراسة محتويات طلب التوظيف أو التعيين إذا طلب المرشح الحفاظ على سريته. مع ذلك، تُعقد جميع مقابلات الهيئة للتعيين أو التعيين في جلسة علنية.
   • لدراسة المواد المعفاة من المناقشة أو الإفصاح بموجب قانون الولاية أو القانون الفيدرالي.
   • أية إعفاءات أخرى قد ينص عليها قانون الاجتماعات المفتوحة.